Hầu hết doanh nghiệp đều xác định được thời điểm cần chuẩn bị quà tặng, đặc biệt là vào dịp cuối năm. Tuy nhiên, việc phân bổ ngân sách bao nhiêu và dành cho những đối tượng nào lại không phải lúc nào cũng được lên kế hoạch cụ thể. Không ít doanh nghiệp chọn quà trước, tính toán chi phí sau, dẫn đến tình trạng vượt ngân sách hoặc món quà chưa thực sự phù hợp với người nhận.
Việc lập ngân sách quà tặng doanh nghiệp ngay từ đầu giúp mọi quyết định sau đó trở nên rõ ràng hơn: chọn sản phẩm nào, tặng cho ai, đóng gói ra sao và bắt đầu từ khi nào.
Vì sao doanh nghiệp cần lập ngân sách trước khi chọn quà tặng?
Lập ngân sách trước khi chọn quà giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tổng thể, hạn chế phát sinh từ bao bì, in ấn đến vận chuyển, đồng thời phân bổ ngân sách hợp lý theo từng nhóm người nhận.
Đây cũng là cơ sở để so sánh báo giá giữa các nhà cung cấp, lựa chọn phương án phù hợp và dễ dàng giải trình với ban lãnh đạo cũng như bộ phận tài chính.
Cách bước lập ngân sách chọn quà tặng doanh nghiệp
Bước 1: Xác định mục tiêu
Mỗi mục tiêu cần mức đầu tư và cách tiếp cận khác nhau
- Tri ân khách hàng hiện hữu: ưu tiên sự tinh tế và cá nhân hóa.
- Giữ chân đối tác chiến lược: ưu tiên quà có giá trị biểu tượng và chất lượng hoàn thiện cao.
- Gây thiện cảm với khách hàng tiềm năng: quà gọn, đẹp, không tạo áp lực.
- Ghi nhận nhân viên: thiết thực, đồng đều, có ý nghĩa nội bộ.
Khi mục tiêu rõ, bạn sẽ biết nhóm nào cần đầu tư sâu và nhóm nào chỉ cần một món quà vừa đủ.
Bước 2: Phân nhóm người nhận
Hãy liệt kê danh sách người nhận và chia thành các nhóm, ví dụ:
- Nhóm A: khách hàng, đối tác chiến lược hoặc lãnh đạo cấp cao.
- Nhóm B: khách hàng và đối tác thân thiết.
- Nhóm C: khách hàng mới, khách mời, nhân viên.
Với mỗi nhóm, ghi rõ số lượng người nhận. Đây là dữ liệu quan trọng nhất để tính ngân sách.
Bước 3: Phân bổ ngân sách theo hạng mục
Tổng chi phí một chương trình quà tặng thường gồm:
- Sản phẩm quà tặng: thường chiếm phần lớn nhất.
- Bao bì, hộp quà, thiệp: góp phần quyết định ấn tượng đầu tiên.
- In ấn, khắc tên, cá nhân hóa: nếu có.
- Vận chuyển, giao nhận: đặc biệt nếu giao nhiều địa điểm hoặc ra nước ngoài.
- Khoản dự phòng: nên giữ một phần để xử lý phát sinh hoặc bổ sung người nhận.
Tỷ lệ giữa các hạng mục tùy thuộc loại quà và quy mô đơn hàng, nên bạn nên xin báo giá chi tiết từng hạng mục thay vì chỉ nhìn một con số tổng.
Bước 4: Chia ngân sách theo nhóm người nhận
Ví dụ minh họa (con số giả định để dễ hình dung): công ty có tổng ngân sách quà tặng 100 triệu đồng.
- Nhóm A (5 người): dành phần lớn ngân sách mỗi người để chọn quà cao cấp.
- Nhóm B (20 người): mức quà trung bình, đồng bộ.
- Nhóm C (50 người): mức quà gọn, thiết thực.
Sau đó cộng chi phí bao bì, vận chuyển và dự phòng để kiểm tra tổng thể có nằm trong 100 triệu hay không. Nếu vượt, điều chỉnh mức quà nhóm C trước, vì đây là nhóm đông người nhất nên tác động lớn nhất lên tổng chi.
Bước 5: Chọn quà phù hợp với từng mức ngân sách
Khi đã có khoảng ngân sách cho từng nhóm, bạn mới bắt đầu lọc sản phẩm:
- Nhóm có ngân sách cao có thể cân nhắc quà tặng cao cấp, có giá trị trưng bày như tượng gốm mỹ thuật hoặc quà mạ vàng.
- Nhóm trung bình phù hợp bộ quà phối nhiều món hoặc bộ ấm trà tinh gọn.
- Nhóm ngân sách tiết kiệm nên chọn món gọn, thiết thực nhưng vẫn đầu tư thiệp và bao bì.
Những sai lầm cần tránh khi lập ngân sách quà tặng doanh nghiệp
Trong quá trình lập kế hoạch quà tặng doanh nghiệp, việc phân bổ ngân sách thiếu hợp lý có thể làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến hiệu quả chương trình. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến:
- Chia đều ngân sách cho mọi người: khiến nhóm quan trọng nhận quà thiếu tương xứng, trong khi nhóm còn lại bị lãng phí.
- Quên chi phí phát sinh: hộp quà, in ấn, vận chuyển thường bị tính sau.
- Chốt ngân sách sát ngày: không còn thời gian so sánh báo giá và duyệt mẫu.
- Không dự phòng: khi cần thêm vài phần quà phút chót, chi phí tăng nhanh.
- Chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên giá thấp: Đơn giá cạnh tranh không đồng nghĩa với chất lượng ổn định hay tiến độ bảo đảm. Năng lực cung ứng và quy trình kiểm soát chất lượng cũng cần được xem xét.
Kết luận
Ngân sách không phải là rào cản, mà là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra lựa chọn quà tặng phù hợp và hiệu quả hơn. Khi xác định rõ mục tiêu, đối tượng nhận quà và phương án phân bổ chi phí, doanh nghiệp có thể chủ động lựa chọn sản phẩm, kiểm soát ngân sách và hạn chế những phát sinh không đáng có.
Bạn đã có ngân sách dự kiến cho chương trình quà tặng doanh nghiệp? Hãy liên hệ INOVINA để được tư vấn giải pháp quà tặng theo yêu cầu, phù hợp với ngân sách và mục tiêu của doanh nghiệp.
Bạn có thể khám phá Bộ Sưu Tập Tượng Dê 2027 của INOVINA với những thiết kế gốm sứ tinh tế, mang thông điệp may mắn, hòa hợp và khởi đầu thuận lợi, phù hợp làm quà Tết tri ân khách hàng, đối tác và khẳng định dấu ấn thương hiệu
