Khi lựa chọn quà tặng doanh nghiệp, việc tìm được nhà cung cấp phù hợp mới chỉ là bước khởi đầu. Để nhận báo giá nhanh chóng và hạn chế những sai sót trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thông tin về nhu cầu, ngân sách, sản phẩm cũng như thời gian giao hàng. Vậy trước khi gửi yêu cầu báo giá và tiến hành đặt quà tặng doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị những gì?
Cùng INOVINA tham khảo checklist dưới đây để quá trình làm việc với nhà cung cấp diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.
Chuẩn bị thông tin cơ bản về chương trình tặng quà
Đây là nhóm thông tin đầu tiên giúp nhà cung cấp hiểu rõ mục đích sử dụng và đối tượng nhận quà. Từ đó, việc tư vấn sản phẩm và xây dựng phương án quà tặng sẽ sát với nhu cầu thực tế hơn.
Doanh nghiệp nên xác định rõ:
- Mục đích tặng quà: Tri ân khách hàng, đối tác, quà tặng nhân viên, quà Tết, quà sự kiện hay kỷ niệm thành lập doanh nghiệp?
- Dịp tặng quà: Xác định thời điểm và bối cảnh trao tặng để lựa chọn sản phẩm phù hợp.
- Số lượng người nhận: Thống kê tổng số lượng và phân chia theo từng nhóm đối tượng như khách hàng VIP, đối tác chiến lược, khách hàng thân thiết hoặc nhân viên.
- Ngân sách dự kiến: Xác định mức chi phí cho mỗi phần quà hoặc tổng ngân sách của chương trình.
Để xác định mức chi phù hợp cho từng chương trình, doanh nghiệp nên tham khảo thêm cách lập ngân sách quà tặng hiệu quả, giúp cân đối chi phí và tối ưu giá trị của mỗi phần quà.
Xác định yêu cầu về sản phẩm và concept quà tặng
Sau khi xác định mục đích chương trình, doanh nghiệp cần làm rõ định hướng sản phẩm và phong cách thiết kế mong muốn. Đây là cơ sở để xây dựng những bộ quà tặng doanh nghiệp vừa đáp ứng nhu cầu sử dụng, vừa thể hiện được hình ảnh và dấu ấn thương hiệu.
Một số nội dung cần chuẩn bị gồm:
- Nhóm sản phẩm mong muốn: Tượng gốm, quà tặng mạ vàng, bình hút lộc, bộ ấm chén, đồ gia dụng cao cấp hoặc các sản phẩm quà tặng khác.
- Phong cách và màu sắc chủ đạo: Xác định phong cách thiết kế, màu sắc và tinh thần mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Nếu đã có bộ nhận diện thương hiệu, hãy gửi kèm để nhà cung cấp tham khảo.
- Yêu cầu cá nhân hóa: Logo doanh nghiệp, tên thương hiệu, thông điệp, khắc tên người nhận, thiệp chúc mừng hoặc các chi tiết thiết kế riêng.
- Những yếu tố cần lưu ý: Màu sắc, hình ảnh, biểu tượng hoặc họa tiết cần tránh để đảm bảo sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và đối tượng nhận quà.
Việc thống nhất concept ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian trao đổi, hạn chế chỉnh sửa và đảm bảo thành phẩm đúng với định hướng ban đầu.
Thống nhất yêu cầu về đóng gói và vận chuyển
Bao bì không chỉ bảo vệ sản phẩm mà còn góp phần tạo nên ấn tượng khi trao tặng. Đặc biệt với những chương trình quà tặng đối tác, khách hàng hoặc quà tặng sự kiện, cách đóng gói chỉn chu sẽ giúp nâng cao giá trị cảm nhận của món quà.
Doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin sau:
- Quy cách đóng gói: Kiểu dáng hộp, chất liệu, màu sắc, kích thước và cách sắp xếp sản phẩm bên trong.
- Địa điểm giao hàng: Xác định giao tại một địa điểm hay nhiều địa điểm, phạm vi giao hàng trong nước hay quốc tế.
- Thông tin người nhận: Nếu cần giao trực tiếp, hãy chuẩn bị danh sách họ tên, địa chỉ và số điện thoại liên hệ.
- Yêu cầu vận chuyển đặc biệt: Giao hàng theo từng đợt, phân loại theo danh sách, đính kèm thiệp chúc mừng hoặc giao vào khung giờ hành chính.
Đối với các đơn hàng số lượng lớn, việc thống nhất quy cách đóng gói và phương án vận chuyển từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong khâu tiếp nhận, phân phối quà tặng.
Xác định thời gian và các thủ tục liên quan
Thời gian sản xuất và giao hàng là yếu tố quan trọng, đặc biệt khi doanh nghiệp đặt quà tặng theo yêu cầu riêng hoặc cần cá nhân hóa sản phẩm. Để hạn chế tình trạng chậm tiến độ, cần thống nhất rõ các mốc thời gian và thủ tục ngay từ đầu.
Checklist cần có:
- Thời hạn nhận hàng: Ngày cần hoàn tất giao hàng hoặc ngày diễn ra sự kiện.
- Thời gian duyệt mẫu: Dự kiến thời gian nội bộ cần thiết để kiểm tra, góp ý và phê duyệt thiết kế, mẫu sản phẩm.
- Thông tin thanh toán: Yêu cầu xuất hóa đơn, thông tin pháp nhân và phương thức thanh toán.
- Đầu mối liên hệ: Xác định người phụ trách trao đổi, tiếp nhận báo giá và người có thẩm quyền phê duyệt phương án cuối cùng.
Việc thống nhất các mốc thời gian giúp nhà cung cấp chủ động sắp xếp kế hoạch sản xuất, kiểm soát tiến độ và đảm bảo quà tặng được bàn giao đúng thời hạn.
Mẹo giúp nhận báo giá quà tặng doanh nghiệp nhanh và chính xác
Bên cạnh việc chuẩn bị đầy đủ thông tin, một số lưu ý dưới đây sẽ giúp quá trình làm việc với nhà cung cấp hiệu quả hơn:
- Tổng hợp yêu cầu trong một lần gửi: Thay vì cung cấp thông tin rời rạc qua nhiều lần trao đổi, hãy chuẩn bị một bản yêu cầu tổng hợp để nhà cung cấp dễ dàng tiếp nhận và xử lý.
- Công khai ngân sách dự kiến: Ngân sách là cơ sở quan trọng để nhà cung cấp lựa chọn sản phẩm, chất liệu và phương án đóng gói phù hợp, tránh đề xuất những lựa chọn vượt quá khả năng chi trả.
- Yêu cầu báo giá theo từng hạng mục: Đề nghị phân tách chi phí sản phẩm, bao bì, thiết kế, in ấn, cá nhân hóa và vận chuyển để dễ dàng kiểm soát ngân sách.
- Xác nhận thời gian sản xuất: Tìm hiểu thời gian dự kiến cho từng công đoạn, từ duyệt mẫu, sản xuất đến đóng gói và giao hàng. Nên có một khoảng thời gian dự phòng để xử lý những phát sinh ngoài kế hoạch.
Một yêu cầu báo giá rõ ràng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá năng lực, mức độ chuyên nghiệp và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp.
Kết luận
Chuẩn bị đầy đủ thông tin trước khi đặt quà tặng doanh nghiệp là bước quan trọng giúp quá trình tư vấn, báo giá và triển khai đơn hàng diễn ra nhanh chóng, hạn chế phát sinh chi phí và đảm bảo tiến độ bàn giao.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quà tặng thương hiệu được thiết kế phù hợp với ngân sách, mục đích sử dụng và yêu cầu riêng, INOVINA sẵn sàng đồng hành từ khâu tư vấn sản phẩm đến hoàn thiện và bàn giao.
Liên hệ INOVINA hoặc điền form yêu cầu báo giá ngay hôm nay để được tư vấn phương án quà tặng doanh nghiệp phù hợp với chương trình của bạn.
